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할 일 관리가 왜 이렇게 힘들까?

효율적으로 할 일을 관리하고 처리하는 방법을 알려준다

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할 일을 놓칠 때마다 다이어리나 에버노트와 같은 생산성 앱을 다시 사용해야겠다고 마음을 먹는다. 매장에 들러 구입을 하거나 앱스토어에 가서 앱을 다운로드한다. 처음이라 의지도 가득해 이미 쓰고 있는 다른 사람들의 리뷰도 훑어보고 괜찮은 방식이 보이면 그 방식을 그대로 따라 해 본다.


그러나 항상 오래가지 못했다. 구입했던 다이어리는 3월을 넘기기 힘들었고, 설치한 앱만 수십 가지 종류인데 진득하게 사용해본 앱이 없다. 기존에 구입했던 제품을 활용하기보다 다시 매장에 들러 신상 다이어리를 구입하거나 새로운 앱이 출시됐는지 확인하는 일을 반복한다.


그래서일까, 주변에서 요즘 괜찮은 다이어리(앱)없어? 라고 물어보면 누구보다 잘 안다. 그러나 얼마 가지 않아 오히려 사용기간이 짧은 상대방이 더 잘 쓰는 아이러니함에 빠진다.



나는 할 일 관리가 왜 이렇게 힘들까?


우리 주변에 할 일은 너무 많다. 무인도에서 나 혼자 산다면 내가 생각한 일만 하면 된다. 그러나 우리는 타인과 떼려야 뗄 수 없는 사회적인 동물이다. 그래서 내가 생각한 일 외에도 남이 시켜서 해야 할 일도 있을 것이고, 내가 시켜서 확인해야 할 일도 있을 것이다.


주업무와 비슷한 일들은 손쉽게 처리하는 반면 그 외 업무가 병행되면 효율은 기하급수적으로 떨어진다. 이때 긴급도와 중요도의 우선순위를 따져 일을 처리하거나 다른 사람에게 위임을 하는 방법을 택해야 한다. 데이비드 알렌은 책 <쏟아지는 일 완벽하게 해내는 법>에서는 성격이 다른 수많은 일을 처리하기 위해 GTD 기법을 제시했다.

Getting Thing Done

출처Davie Allen

도식만 볼 때는 꽤 복잡하다. 그러나 핵심만 얘기하자면 이렇다.


 

1. 모든 일을 수집함(Inbox)에 보관한다.


외출을 마치고 집에 돌아오면 우리가 가장 먼저 할 일은 입었던 옷을 빨래통에 던지는 것이다. 일정 수준의 빨랫감이 모이면 세탁기를 돌리고 할 일은 끝난다. 만약 빨랫감을 집에 빨래통에 던지지 않고 아무 데나 던져뒀다면 우리는 언제 세탁기를 돌려야 하는지 감이 오지 않을 것이다. 전체 업무량이 눈에 보이지 않기 때문이다. 모든 일은 눈에 보여야 한다.

 

보이지 않으면 처리할 수 없다. 그래서 처음에는 모든 일을 수집함(Inbox)에 보관하는 것이다.


 

2. 그 일이 무엇인가?

아이젠 하워의 시간 매트릭스

우리가 처리해야 할 일은 세탁기처럼 한 번에 돌릴 수는 없다. 아이젠 하워의 시간 매트릭스 기법을 활용해 각 일들의 긴급도(Urgent)와 중요도(Important)를 파악해서 일의 우선 순위를 매기자. 시간 매트릭스를 활용해 일을 분류하면 총 4가지 방법이 제시된다.

긴급하지만 중요한 일

긴급하지만 중요하지 않은 일

긴급하지 않지만 중요한 일

긴급하지 않지도 중요하지도 않은 일

여기서 4번에 속한 일들은 좋은 습관을 저해하거나 일의 효율을 감소시킨다. 이 영역에 속한 일들은 고민할 필요도 없이 제거, 보류, 참고의 영역으로 이동시킨다.


가장 좋은 방법은 제거가 되겠지만 추억에 든 물건들을 한 번에 버릴 수 없듯이 일단은 보류와 참고에 위치시킨 후 일정 시간이 지나면 제거하는 것도 한 가지 방법이 된다. 그 외 일(1~3번)에서도 당장 실행이 불가능한 일들은 4번에 속한 일들과 비슷한 방식으로 처리한다.



3. 당장 할 수 있어?


남은 일 중에서는 위에서 얘기한 우선순위를 떠나서 2분 안에 할 수 있는 일이 있으면 당장 처리한다. 전화하기나 메일 보내기 등이 될 것이다. 그렇지 않으면 언제, 어떻게 할 것인지 계획을 수립한다.

당장 할 수 있어? 그렇다면 2분 안에 처리하자

2분 안에 처리되지 않은 일들은 위임하거나 연기한다. 이때 확실하게 언제 어떻게 할 것인지 처리 계획을 수립한다. 위임을 했다면 상대방이 언제까지 처리할 것인지 달력에만 적어놓고 일을 처리할 때까지 기다린다. (오랜 시간이 걸린다면 중간중간 체크 데이도 함께 적어둔다.)


연기를 선택했다면 마감일을 정해놓는다. 특별한 마감일이 없더라도 이때까지는 꼭 처리해야 다른 일을 수월하게 할 수 있다는 생각을 갖고 마감일을 달력에 표시한다.


 

GTD 기법에는 Wunderlist가 제격이다.


필자는 수많은 생산성 도구 중에서도 Workflowy와 함께 Wunderlist를 가장 좋아한다. Wunderlist는 해야 할 일을 마감일과 함께 기록할 수 있다. 아래 목록을 한 번 살펴보자.

일의 성격을 따지지 않고 1일부터 말일까지 모든 일을 나열한다. 일회성으로 처리되는 업무는 바인더에 적어두고 반복되는 일들만 Wunderlist에 기록한다. 반복되는 주기는 #매주 #매달로 나뉜다. #매일은 바인더에 적어둔다.


왜 #(Hashtag)가 붙어있을까? 모임에 관련된 일만 보고 싶을 때가 있다. 이때 활용하기 위해서다. (#매달, #매주처럼 주기별로 확인할 때도 이 해쉬태그는 유용하게 사용된다.)

#모임 필터링

상단 검색창에 #모임을 입력하거나 할 일 중에 파란색으로 하이라이트 된 해쉬 태그를 클릭하면 해당 태그로만 필터링된다. 필터링을 원할 때는 이렇게 볼 수 있기 때문에 일의 성격별로 따로 목록화하지 않는다. 성격에 따라 분류화하면 목록을 정리할 때는 편리하지만 할 일을 처리하는 단계에서 더 번거로운 경우가 있다.


그러나 이렇게 적어둔다고 해서 어제 못한 일이 오늘 처리되지 않는다. GTD 기법을 설명할 때 모든 일들은 눈에 보여야 한다고 했다. 어떻게 한눈에 보이게 할 수 있을까?

핸드폰 위젯을 활용하면 된다.

우리는 매일 수백 번, 수천 번 스마트폰을 확인하기 때문에 이렇게 리스트업이 되어 있으면 쉽게 확인할 수 있다. 여기까지 방법을 적용하고 할 일을 관리하면 이제 모든 일들을 손쉽게 처리할 수 있을 것 같다. 그러나 필자는 그렇지 않았다.


그 이유를 살펴보면 목록에 익숙하지 않았고, 마감 일을 봐도 언제까지 해야 하는지 날짜가 그려지지 않았다. 그리고 할 일 중에서는 Wunderlist에 입력한 반복되는 일들만 있는 것도 아니었다. 일회성 이벤트들도 많았고 외부 일정들도 있었다.


 

캘린더에 Wunderlist 넣기

그런 불편함을 해결하기 위해서 다른 일정이 포함된 캘린더에 Wunderlist를 넣었다. 일반적인 캘린더에서는 매주 반복되는 일들을 되풀이 설정해두면 한 달에 1일/8일/15일/24일/31일 이렇게 할 일이 나타난다.


그러나 Wunderlist는 이번 주 할 일만 캘린더에 나타난다. 오늘(11일) 할 일에서 가계부 피드백을 완료 지으면 다음 주(18일)로 넘어가는 것이다. 필자는 Outlook PC버전을 활용하고 있기 때문에 예시를 Outlook PC로 설명했지만 다른 캘린더 앱으로도 활용이 가능하고, 모바일에서도 확인할 수 있다.

Wunderlist 일정뿐만 아니라 다른 일정과도 함께 확인이 되기 때문에 모든 일이 한눈에 보인다.

개인적인 일정뿐만 아니라 Wunderlist 일정, Meistertask 일정, 글쓰기 소모임 일정, 바스락 모임 일정 등 정말 다양한 일정들을 다른 사람들과 공유할 수도 있고 다 함께 확인할 수 있다. 특정 일정만 확인하고 싶다면 체크박스를 해제시켜주면 된다.

우측 하단 일정 피드

Wunderlist 할 일들을 캘린더에 넣기 위해서는 Wunderlist 일정 피드를 현재 사용하고 있는 캘린더에 추가시켜주면 된다. 먼저 위 사진에서 우측 하단에 보이는 일정 피드를 복사하자.

복사한 일정 피드를 사용하고 있는 캘린더에 넣어주면 된다. 아이클라우드, 구글 캘린더, 네이버 캘린더, 아웃룩 다 된다. 안 되는 캘린더 없다. 다 지원된다. 이렇게 추가하는 방식을 iCal(아이 캘린더) 방식이라고 한다.


iCal 방식

인터넷 사용자들이 다른 인터넷 사용자들에게 전자 메일을 이용하여 미팅 요청과 할 일을 보내거나 ics 확장자로 파일들을 공유할 수 있게 해 주는 컴퓨터 파일 형식이다

iCal 방식은 캘린더 내에서는 수정이 불가하다. 오직 읽기 전용으로만 확인이 되고 수정하기 위해서는 Wunderlist에 들어가서 바꿔주면 된다. 그리고 특정 목록만 캘린더에서 확인할 수 없다. 마감일을 입력한 일들이 모두 캘린더에 나타난다.

그렇다… 제일 좋은 방법은 나에게 미루는 것.. (아님)

GTD 기법에서 가장 먼저 한 일은 모든 일을 수집함에 모으는 것이다. 캘린더를 활용하지 않을 때는 Wunderlist에 적혀 있는 반복되는 할 일 또한 여기저기 흩어진 일 중 하나였다.


그러나 다른 일정이 적힌 캘린더에 넣음으로써 전체 일정이 한 눈에 보이게 된다. Wunderlist는 매주/매달/매년 반복되는 일들을 적어두기 굉장히 편리한 생산성 도구다. 생각보다 우리 주변에 반복되는 일들이 많다. 그런 일들만 잘 관리해도 웬만한 할 일들은 곧잘 처리할 수 있다.


우리가 매번 할 일을 놓치는 이유는 매번 할 때마다 새롭게 느껴지기 때문이다. 이번 글을 통해 당신의 반복되는 할 일을 놓치지 않고 좀 더 수월하게 처리되길 바란다.


원문: 서용마의 브런치


인물소개
  • by. 모닥불 <a href="https://brunch.co.kr/@bonfire" target="_blank" rel="noopener noreferrer">웹사이트</a>
    생산성 도구와 일정 관리, 그리고 메모에 관심이 많습니다.

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