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피플앤잡

업무 이메일 작성 시 꼭 알아야 할 7가지

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이메일은 업무 중에 빼놓을 수 없는 전달 수단입니다. 그러나 직접 얼굴을 보고 이야기하는 것이 아니기 때문에 보낸 글을 상대가 읽는 과정에서 오해가 생길 수 있죠. 일상적인 이메일이라면 큰 문제가 되지 않겠지만 업무상 이메일은 한끗의 실수가 일의 성패를 좌우할 수 있습니다. 그 어느 때보다 신중해야 할 업무상 이메일, 어떻게 하면 깔끔하고 정확하게 작성할 수 있을까요?

열일

# 항상 실명과 직책 기재하기

업무상 이메일을 보낼 때 당신이 어느 부서의 누구인지 밝히는 것은 기본 중 기본입니다. 업무상의 이유로 이메일을 보내는 경우에는 당신이 해당 업무에 대해 상대와 의논할 권한이 있는 담당자라는 것을 명백하게 밝혀야 하기 때문이죠. ‘보내는 사람’ 항목에 별명이나 이모티콘이 아닌 실명을 기입하고, 이메일 하단에 있는 ‘서명’ 항목에는 회사명과 소속, 이름과 직책을 함께 기입하는 것이 좋습니다.

# 문장 구성의 3박자 지키기

업무상 이메일은 보통 관련 내용을 전달하고 상대방을 설득하기 위해 작성하는 경우가 많습니다. 따라서 간결한 문장으로 정확한 내용을 전달할 수 있도록 노력해야 하는데요. 그러기 위해서는 문장 구성의 3박자를 꼭 지켜야 합니다. 첫째, 문장의 주어가 명확해야 합니다. 둘째, 주어를 받는 목적어가 명확해야 합니다. 마지막 셋째, 주어와 목적어가 각각 해야 할 내용 또한 명확하고 분명한 언어로 표현해야 합니다.

# 본문 구성의 3원칙 기억하기

이메일은 일종의 편지글로 인사말과 맺음말이 있고 그 사이에 본론이 들어가게 됩니다. 업무상 이메일을 작성할 때도 이 구성을 기억하는 것이 좋습니다. 먼저 인사말을 쓸 때는 본인의 소속과 함께 간단한 자기 소개를 포함해야 하고 본론은 핵심만 간단하게 작성해야 합니다. 마지막으로 맺음말에는 이메일을 읽은 상대방에 대한 감사 인사를 포함하는 것이 좋은데요. 감사 인사로 이메일을 마무리할 경우 일의 예후가 훨씬 좋다는 연구 결과도 있다고 합니다.

# 문장은 항상 짧고 간결하게 쓰기

훌륭한 업무상 이메일을 작성하기 위해서는 내용에 오해를 불러일으킬 만한 소지가 있는지 면밀히 검증해야 합니다. 이 과정에서 가장 효과적인 방법은 바로 문장을 짧고 간결하게 작성하는 것이죠. 어떤 사람들은 더 유려한 표현을 만들기 위해 긴 문장을 구사하곤 하는데요. 업무상 이메일에서는 이러한 만연체의 사용을 지양해야 할 필요가 있습니다. 문장을 길게 쓰다 보면 주어와 목적어, 그리고 서술어를 쉽게 파악하기가 어려워지기 때문입니다. 지금은 문학작품이 아닌 업무상 이메일을 작성하고 있다는 점을 명심하고, 문장을 되도록이면 짧고 간결하게 작성하도록 노력해 보세요.

# 분량은 너무 길지 않게 작성하기

업무상 이메일을 작성할 때는 짧고 간결한 문장을 사용해야 함은 물론, 전체적인 이메일의 분량 역시 너무 길지 않아야 합니다. 최대한 5분 이내에 모든 내용을 읽고 파악할 수 있도록 분량을 조절하는 것이 좋은데요. 부득이하게 내용이 길어질 경우에는 중요한 내용을 이메일 앞쪽에 배치하고, 마지막으로 전달할 내용을 다시 한 번 요약해 상대방이 모든 내용을 빠짐없이 파악할 수 있도록 도와주세요.

# 이메일을 받는 상대방 배려하기

아무리 업무를 위한 이메일이라 하더라도 편지라는 점을 놓쳐서는 안 됩니다. 다시 말해 이메일을 받게 될 상대를 배려해야 한다는 것이죠. 따라서 이메일을 작성하고 난 뒤에는 바로 보내는 것이 아니라, 이메일을 받는 입장이 되어 다시 한 번 읽어보는 것이 좋습니다. 자극적인 표현을 순화하고 상대방을 배려하는 표현을 덧붙이는 등 표현 방식에 있어 어떤 오해를 불러일으키지 않도록 주의하세요.

# 첨부파일은 꼭 필요한 것만

업무상 이메일을 보낼 때는 관련 자료를 첨부하는 경우가 많습니다. 만약 첨부파일이 있다면 본문에 자료를 첨부했다는 점을 언급하고, 상대방이 이 자료를 어떻게 활용해야 하는지도 간략하게 설명해주세요. 또한 자료를 첨부할 때는 파일명이나 용량에도 신경을 써야 하는데요. 먼저 파일명은 자료의 작성일과 분류, 제목 등이 들어간 일정한 형식으로 통일하는 것이 좋습니다. 사내에서 정한 규칙이 있다면 그 규칙을 따르는 것이 가장 좋죠. 자료는 꼭 필요한 것만 첨부하고, 용량이 너무 커지지 않도록 주의하세요.

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