피플앤잡

여러분의 책상은 어떤 모습인가요? 각자의 성격과 업무 방식에 따라 책상의 모습도 각양각색입니다. 필요한 물건만 정돈된 상태로 올라와 있는 책상도 있고, 어질러져 있는 듯 하지만 나름대로의 질서를 갖고 있는 책상도 있고, 정돈된 상태에서 다양한 피규어 등으로 아기자기하게 꾸며진 책상도 있습니다. 각자의 업무 방식이 있듯 책상 정리법도 제각각이지만, 대부분의 직장인에게 공통적으로 적용될 수 있는 책상 정리법이 있습니다. 업무 효율성을 높여줄 수 있는 책상 정리법 7가지를 소개합니다.

거래처에서 받은 명함, 일정이나 전화 내용이 적힌 포스트잇을 두서없이 책상 위에 올려놓거나 벽에 꽂아두시나요? 이러한 서면 형태의 기록은 손에 잡힐 때가 아니면 확인이 불가할 때가 많아 물리적으로 잃어버리면 바로 머릿속에서 잊어버리는 것이나 마찬가지입니다. 그러니 적어도 회사 컴퓨터 상에 연락처 또는 메모 전용 엑셀 파일을 만들어 입력해두세요. 검색도 쉽고, 자신만의 기준에 따른 정렬도 할 수 있어 한눈에 확인하기도 좋습니다. 좀 더 단정하고 쾌적해진 사무실 책상은 덤입니다.

혹시 책상 구석에 과자 포장지나 일회용 플라스틱 컵 등이 쌓여 있진 않나요? 버려야 할 것들이 생기면 바로바로 쓰레기통에 버릴 수 있어야 책상에 쓸데없는 물건들이 쌓이지 않습니다. 휴지통이 너무 멀다면 개인 휴지통을 하나 구비한 뒤 정기적으로 비우는 방법도 있습니다. 휴지통이 가까이에 있어야 불필요한 물건들을 바로 책상과 서랍에서 치울 수 있겠죠. 부지런히 필요한 물건과 필요하지 않은 물건을 구분해 정리할 수 있어야 업무 환경이 쾌적해지고 집중력도 올라갑니다.

업무를 진행하는 책상 위에는 당장 필요한 물건들만 올라와 있는 게 좋습니다. 지금 업무에 필요하지 않은 서류를 비롯한 종이류, 필기류 등의 다른 물품들이 책상 위에 놓여져 있다면 그 사이에서 필요한 물건을 찾느라 시간을 허비하게 되고, 또 업무 도중 주의를 쉽게 빼앗기기 쉽습니다. 특정 업무를 막 시작할 참이라면 그 업무와 관련된 것들만 남겨두고 나머지는 책상 서랍에 가지런히 넣어두세요. 방해 요소 없이 말끔하게 업무를 완료할 수 있을 것입니다.

메일로 업무 파일을 주고 받는 시대이니 이전보다 종이 서류를 주고 받는 일이 줄어들었다곤 하지만 업계에 따라 며칠 새에 종이 서류가 수북히 쌓이는 곳들이 적지 않습니다. 그때그때 들어온 서류를 확인하고 옆에 구분 없이 꽂아두면 어느새 종이뭉치들이 책상의 큰 부분을 차지하게 되고, 또 다시 필요한 이전 서류를 찾기가 힘들어지죠. 이미 처리를 완료한 문서나 한 번 보고 버릴 출력물은 바로바로 파쇄기에 넣고, 나중에 필요한 서류는 폴더나 집게로 묶어 꽂아두어야 합니다. 또 업무 분야나 가나다 순 등 기준을 정해 순서대로 정렬해두세요.

서랍은 책상에 보이지 않는 물건들을 아무렇게나 수납하는 곳이 아닙니다. 기준에 따라 칸을 구별해 물품들을 넣어야 합니다. 높은 칸일수록 사용 빈도가 높은 물품들을 묶어서 수납해두면 금방 쉽게 필요한 물건을 손에 넣을 수 있겠죠. 제일 윗칸은 트레이 형식인 경우가 많은데, 펜, 집게, 수정테이프, 메모지 등을 칸마다 구분하여 넣어두는 게 좋습니다. 또 깊이가 있는 서랍은 바깥쪽과 안쪽을 구분하여 사용 빈도가 떨어지는 물건을 안쪽에 두어 효율적으로 배치하세요.

모니터 받침대는 모니터의 높이를 높여주어 바른 자세를 유지하는 데 도움을 줄 뿐만 아니라, 수납 공간을 늘려줍니다. 받침대의 위 아래 공간을 수납 공간으로 쓸 수 있기 때문이죠. 윗칸과 아랫칸을 구분해 자주 쓰는 메모지, 필기구, 서류 등을 두면 효율적으로 업무에 임할 수 있겠죠. 또 멀티탭, 마우스선, 랜선 등 선들이 정리되지 않은 채 책상 뒤쪽에 얽혀 있다면 케이블을 묶어주는 타이나 케이블을 넣을 수 있는 정리함을 구비해 책상을 말끔하게 만들 수 있습니다.

책상 위에 두기엔 부피가 크고, 서랍에 넣어두기엔 활용 빈도가 높은 물품이 있다면? 발밑 수납함을 따로 마련해 보세요. 책상 아래 보이지 않는 곳이나 허리를 굽히면 바로 손이 닿는 옆쪽에 박스 형태의 수납함을 두어 수납 공간을 확장할 수 있습니다. 작은 물품보다는 두꺼운 서류와 같은 큰 물품들을 두기에 좋겠죠. 꼭 별도로 수납박스를 구매할 필요는 없습니다. A4용지를 담는 종이 박스만으로도 충분합니다. 발밑 수납함은 종이 서류 전용 박스로 활용해 업무가 완료된 문서들을 모아둔 뒤 한 번에 분리수거하는 방법도 있습니다.