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요즘 취업은 하늘의 별따기다. 하늘의 별을 딴 신입사원들이 입사했다는 것을 실감하는 순간 가운데 하나가 내 명함을 받을 때다. 그리고 그 명함을 업무로 만난 사람에게 줄 때가 특정 조직의 일원이라는 것을 외부에서도 인정받는 순간이다. 명함을 주고 받을 때도 예절이 있다. 그러나 새내기 직장인들은 그런 비즈니스 매너에 익숙하지 않다. 기업교육전문강사인 한수정 피플앤스피치 대표 등에게 명함 예절에 대해 들었다. 또 비즈니스 매너 전문가들은 코로나19로 명함을 주고 받는 방식과 태도도 달라져야 한다고 말했다.

기본적인 명함 예절은 아래와 같다.

먼저 인사와 악수를 하고 명함을 주고 받는다. 단, 악수는 윗사람이 먼저 청한다. 반대로 명함은 아랫사람이 먼저 윗사람에게 건넨다. 앉아 있는 상태라면 일어서는 것이 좋다. 주고 받는 사람 모두 두 손을 사용하는 편이 좋다. 또 명함을 주면서 짤막하게, 자신있게 자기소개를 한다. ‘XX주식회사, 영업부, 홍길동입니다’처럼 회사, 부서, 이름을 말한다. 말이 길면 상대방이 지루하니 이 정도로 충분하다.

명함은 깨끗하게 보관하다가 명함 케이스에서 꺼내주면 좋다. 가슴 높이 근처에 내밀면 무난하다. 명함의 방향은 상대방이 글씨가 잘 보이는 상태에서 준다. 쉽게 말해 나는 명함 글자가 거꾸로 보여야 한다. 그래야 받는 사람이 글을 똑바로 읽을 수 있기 때문이다. 명함에 이름이 내가 잘 모르는 한자라면 받자마자 물어봐야 한다. 아는 척하려다가 이름을 잘못 읽으면 큰 실례다. 영문 이름인 경우 아예 ‘이렇게 읽는 게 맞습니까’라고 물어보자.

명함이 떨어졌을 땐 “죄송합니다. 오늘 만난 분들이 많아 명함이 다 떨어졌는데 다른 종이에 적어드려도 되겠습니까”라고 사과를 겸 의견을 묻고, 상대가 원하면 적어준다. 반대로 상대가 명함이 없다고 하면 특별한 경우가 아니면 다른 종이에 적어 달라고 청하지 않는다.

이 정도가 명함을 주고 받을 때 기본 에티켓이다. 그러나 세상은 늘 기본만 하라면서 기본 이상을 요구한다. 이정숙 에듀테이너그룹 대표는 잡스엔에 “재촉하는 것처럼 들릴 수 있다며 ‘명함을 드리겠습니다’보다는 “명함 하나 드려도 될까요’라고 묻는 편이 좋다고 조언했다. 

또 명함을 받으면 관심이 있다는 표현을 해주는 것이 좋다. ‘사무실이 멀어서 오시기 힘들었겠어요’ 등 이후 같이 이야기를 끌어나가기 좋은 말을 하라는 것이다. 미팅을 할 때는 미팅 도중 지켜야 하는 명함 예절도 있다. 한사람과 만나 이야기할 때는 받은 명함을 명함집 위에 놓고 보면서 이야기를 한다. 

여러명 명함을 한꺼번에 받았을 때는 받은 명함을 테이블 위에 올려두고 미팅을 하며 상대방의 이름과 직책들을 언급해준다. 모두를 한번씩은 불러주고 대화를 한다. 명함에 언제 어떤 일로 만났다, 인상은 어떻다를 적어 넣는 사람이 있다. 하지만 미팅 중엔 명함에 메모를 하지 말아야 한다.

비즈니스 미팅의 시작은 악수였다. 그러나 코로나 이후 악수 대신팔꿈치나 주먹을 부딪치는 것으로 악수를 대신하는 사람들이 늘었다. 하지만 한 대표는 “비즈니스 미팅에서는 적절치 않다”며 “악수를 생략하는 것이 좋다”고 말했다. 또 악수는 윗사람이 아랫사람에게 건네는 만큼 상급자가 먼저 “코로나로 조심스러워 안수는 생략하고 인사하겠습니다”라고 말하는 것이 좋다고 조언했다.

절 문화가 있는 동양권은 보통 처음 만날 때 악수를 하면서 목례를 한다. 몸을 숙임으로써 상대에 대한 예의를 드러내기 위해서다. 악수를 생략하는 대신 목례보다 고개를 더 숙여 보통례를 함으로써 상대에 대한 예의를 드러내는 것이 좋다. 목례는 15도 정도 보통례는 30도 정도 고개를 기울인다. 

상대가 악수를 요청할 때 거절하면 실례라는 생각에 응하는 경우도 있다. 그러나 매너는 상대를 존중하는 마음에서 비롯된 것이다. 마지못해 응했다가 나도 모르는 사이 상대에게 코로나를 전파시킬 수도 있다. 가장 중요한 것은 상대가 무안하지 않게 거절하는 것이다. “평소 같으면 악수해야 맞는데 상황이 이렇다 보니 인사로 대체하겠습니다”와 같이 말하며 완곡하게 거절한다. 친절한 음성언어와 표정을 이용한 시각언어를 활용하면 더욱 좋다.

요즘은 마스크를 무조건 쓰는 것이 예의다. 서울시는 실내외 마스크 착용을 의무화했다. 마스크를 벗는 것이 예의인 시대는 지났다. 마스크를 착용했기 때문에 말 전달력이 훨씬 좋지 않다. 평소보다 천천히 1.5~2배 큰 목소리로 또박또박 말해야 한다. 강조할 부분은 강조하고 호흡을 쉴 때 쉬는 등 강약조절을 확실히 하는 것도 좋다.  

평소보다 음성언어의 전달력이 낮아진 만큼 표정이나 제스처 등 비언어적 요소를 활용하여 전달력을 보완해야 한다. 많은 사람들이 ‘마스크를 쓰면 내 표정이 보이지 않을 것’이라는 오해를 하지만 그렇지 않다. 마스크를 써도 웃으면서 말할 때와 그렇지 않을 때는 표정부터 어감까지 크게 차이가 난다. 마스크를 착용하더라도 평소처럼 미소를 띠면서 말해야 한다.

글 jobsN 박영선 인턴

jobarajob@naver.com  

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