무작정 따라하기

과연 상사는 내가 제출한

그 방대한 보고서를 전부 읽을까요?

어쩌면 표지와 목차, 첫 단락 정도만 읽고 나머지는 기계적으로 페이지를 넘길지도 모릅니다.

우리의 상사는 당신의 보고서를 다 정독할 만큼 시간이 많지도, 집중력이 강하지도 않습니다.

전달하고 싶은 핵심 주제를 쏙쏙 뽑아 먼저 이해시키는 것이 포인트!

당신의 '기승전결' 보고서가 매번
 쓰레기통으로 직행하는 이유 

상대방에게 ‘YES’를 끌어내기 위해서는 두 가지 방법이 있다. 하나는 불필요한 ‘사족’을 걸러내는 것이고, 또 하나는 ‘소개하는 순서’다.

우리는 ‘기승전결 형식을 따라 쓰는 것이 가장 좋다’고 배워왔다. 소설이라면 중 간에 클라이맥스가 와도 ‘결’이 궁금해서 끝까지 읽는다.

그러나 바쁜 비즈니스 현장에서는 어정쩡하게 진도를 나가면 상대방은 가장 중요한 결론까지 읽어주지 않는다. 그러므로 비즈니스 자료에서는 ‘결론=전하고 싶은 말’을 첫머리에 표시해야 한다.

상사나 거래처에 보고할 때 서론을 길게 쓰는 사람이 있는데, 그렇게 하면 결론이 뭔지 알 수가 없어서 상대방은 짜증이 난다. 참다못해 “그래서 결론이 뭔가요?”라고 중간에 끊어버리기 십상이다.

자료도 마찬가지다. “○○는 △△입니다(결론)”+“왜냐하면~(상세 설명)”이라는 구성으로 진행하자. “A 건물이 올해 말이면 사용 연수가 다 됩니다. 내진 설계 기준을 충족하지 못하기 때문입니다”라는 식이다.

그리고 결론은 간결해야 한다. 결론을 첫머리로 가져왔지만 그 내용이 400자나 된다면, 상대방은 그 결론을 읽으며 무엇이 핵심인지 생각해야 한다. 그 과정이 의사결정을 방해한다. TV 뉴스를 보면 결론에 해당하는 부분을 ‘리드’라고 하여 앞에서 15초 정도로 소개한다. 그것만으로 전체 내용을 파악하여 계속 뉴스를 보도록 유도하는 것이다.

결론이나 핵심이 되는 부분은 15초 안에 말할 수 있도록, 글이라면 한 줄로 표현할 수 있도록 정보를 다듬어서 단순화하자. 전하고 싶은 말은 ‘이것’이라고 내용을 뽑아내자. 그 한마디로 상대방의 마음을 사로잡을 수 있다.

→ Before & After 자료에서 볼 수 있듯이 표지만 보고도 결론을 알 수 있어 자연스럽게 전체 내용을 읽을 수 있도록 유도할 수 있다.

기업에서 자료를 제작할 때마다 지시 사항을 적을 수 있는 메모장을 늘 소지했다. 먼저 사장이나 상사에게 6W2H를 들은 후 지시 사항을 적어나갈 때 ‘WHEN(언제 사용하는가)을 가장 먼저 확인했다.

그것이 두 시간 뒤라면 사전 청취나 미팅도 짧게 해야 제시간에 제출할 수 있기 때문이다. 최단은 ‘15분 뒤, 최장은 ‘한 달 뒤에 참여할 입찰 진행을 맡기겠다’는 식이었다. 

6W2H

what(무엇을)

who(누가)

when(언제)

where(어디서)

why(왜)

whom(누구에게)

how(어떻게)

how much(얼마에)

1) 먼저 마감 시간을 정확하게 파악하자.

‘두 시간만에 할 수 있는 일’과 ‘하루 만에 할 수 있는 일’, ‘일주일 만에 할 수 있는 일’의 내용물은 완전히 다르다. 고작 몇 시간밖에 없다면 과거의 자료를 활용해 단어만 바꿔서 만들 수밖에 없다.

며칠의 시간이 있다면 관계자를 모아 청취 조사와 회의를 한 후 서로 분담해서 일을 진행할 수 있다. 마감일까지 1개월 이상이 남은 대형 프로젝트의 경우, 업무 일부를 아예 외주로 주어 내용의 정밀도를 높일 수 있다.

2) 어떤 상태로 준비해야 하는지 확인하자.

보통은 데이터와 종이 자료로 구분된다. 인쇄나 복사, 제본 작업을 얕보면 안 된다. 일반적인 작업 시간 외에도 복사기가 고장 나거나, 용지나 토너가 없는 상황까지 생각하여 역산해 작성 시간을 계산해야 한다.

어떤 경우이든 주위 사람에게 “이렇게 진행하면 될까요?”라고 의논하고 확인하는 것을 잊지 말자.