무작정 따라하기

이 보고서를 작성하는 데만 꼬박 일주일이 걸렸다.

하지만 상사는 3초 만에 내 기획서를 지적했다.

다시 기획서를 수정하느라 오늘도 야근 ㅠㅠ... 대체 이유가 뭘까?

“김 대리, 내일 회의 때 쓸 자료 좀 만들어주세요.”

상사의 지시가 떨어졌다. 이때, 바로 이 지시를 받자마자 자료 작성을 시작하는가? 

물론 모범적인 행동이지만, 자료를 만들기 전 확인해야 할 것이 있다. 먼저 자료의 ‘목적’을 파악해야 한다. 

모든 회사나 부서에 똑같이 사용되는 자료는 없다. 한 지점의 상반기 실적 검토인지, 해외 영업부의 차기 전략을 위한 자료인지 등 목적에 따라 자료의 형식과 내용이 달라져야 한다.

예를 들어 자전거를 만드는 회사라면 성능과 가격을 설명하는 상품 자료인지, 자전거 매출 증대를 위한 판매 계획 자료인지, 자전거 A/S에 대한 대응 자료인지에 따라 자료의 내용은 달라진다. 즉 만들려는 자료가 ‘무엇’을 ‘어떻게’ 하기 위한 것인지 목적을 파악해야 한다. 

또 다른 하나는 ‘누구에게’라는 대상이다. 

선물할 때 상대방이 “아무거나 사와” 라고 말한다면 그 사람이 좋아할 만한 것을 고르기 위해 성별과 나이, 얼굴을 떠올리며 선물을 고른다. 자료 작성도 마찬가지다.

예를 들어 “우리 회사의 자전거를 사도록 유도하자”라는 목적은 같아도 고객이 60대 남성인지, 20대 주부인지에 따라 강조해야 하는 점이 달라져야 한다.

충분한 사전 조사를 통해 자료를 읽는 대상이 어떤 사람인지 정확하게 파악해야 한다. 즉 대상자가 몇 명인지, 성별과 나이, 그 대상자가 기대하는 점 그리고 다른 결정권자가 있는지 등을 파악한다.

자료를 읽는 사람에 대해 알아보는 것은 자료를 작성할 때 지켜야 할 첫 번째 원칙이다. 

자, 이제 자료의 목적을 명확히 하는 것이 중요하다는 사실을 알게 되었다.

그런데 그 목적은 ‘건물 건축 사업을 수주한다’, ‘임원 회의에서 프로젝트를 승인받는다’는 식으로는 충분하지 않다. 

그것은 최종 목표다. 하나의 자료만으로 상대방을 단숨에 최종 목적지까지 끌고 가기는 어렵다.

‘건물 건축’이 최종 목표라 해도 거기에 도달하려면 몇 단계의 과정을 거쳐야 한다.

‘자사와 담당자의 이름을 기억하게 한다. → 자사의 강점을 소개하여 흥미를 끌어낸다. → 시공 실적이 있는 건물을 견학시킨다. → 설계 계획과 견적을 제출한다.’ 등의 과정을 거칠 수 있다.

자료를 검토하는 사람은 상대편의 담당자, 상사, 임원 식으로 계속 바뀌기 마련이다. 자료는 이런 단계를 거쳐야 하고, 그때마다 담아야 할 정보는 다를 수 있다.

따라서 당신이 확인해야 할 것은 앞으로 작성할 자료의 ‘최종 목표’가 무엇이고, 먼저 달성해야 하는 ‘현재 목표’가 무엇인가 하는 점이다. 이것은 어려운 일이 아니다.  

위 건물 건축의 예처럼 “이번 자료는 ‘무엇이 어떻게 되면’ 성공했다고 할 수 있는가?”를 각각의 자료를 만들 때마다 생각해야 한다. 

이런 점을 생각하며 자료를 작성하면, 열심히 만든 건축 제안서가 상대방의 눈길 한번 받지 못하고 쓰레기통에 들어가는 사태를 피할 수 있다.