오피스라이프

매일 아침 출근길에 메일을 체크하고 화장실 가는 시간도 아껴가며 일하는 직장인들. 그런데 이상하게도 시간을 쪼개가며 일을 하는데 늘 업무시간은 부족하기 일쑤입니다. 오늘 안에 끝내야 하는 업무를 끝내지 못해 퇴근하지 못하고 일을 했던 분들도 많을 거예요. 

다른 직원들과 비슷한 업무를 배정받았는데도 매번 혼자만 일처리가 늦어진다면 업무 방식을 확인해야 합니다. 매일 주어진 업무시간을 최대한 활용하면서 효율적으로 일하는 방법은 없는지, 효율적이면서 업무 생산성까지 높일 수 있는 방법이 없는지 고민이라면 일할 시간을 더 찾아내려 노력하기보다 현재 업무 방식을 수정해야 해요.

몇 시까지 일을 했느냐보다 업무 몰입도를 높여 일의 완성도를 높이는 것이 더 중요하기 때문입니다. 즉, 밀도를 높여야 하는 것이죠. 지금부터 업무 효율을 높이는 '업무시간 제대로 관리하는 법'에 대해 알아볼게요.

우리는 보통 업무 시간이 부족하면 야근을 하거나 업무 중 낭비한 시간이 없었는지 점검하는데요. 모든 업무를 완벽하게 처리하려고 생각한다면 오히려 시간 낭비가 발생할 수 있습니다. 이때 어떻게 시간을 아껴 생산성을 높일 것인가를 따지는 것이 아니라 '어떻게 시간을 써야 생산성이 높아질 것인가'를 고민해야 합니다.

뉴욕타임즈가 세계에서 가장 생산성 높은 심리학자라고 평가한 애덤 그랜트 조직심리학 교수는 일명 생산성의 대가로 불립니다. 그는 시간 관리에만 집중하다 보면 오히려 얼마나 시간을 낭비했는지에만 집착하게 된다고 지적했어요. 늘 시간에 쫓기다 보면 어느새 번아웃에 빠지게 되어버립니다.  

그래서 그는 생산성 향상의 대안으로 시간 관리(Time Management)가 아니라 주의력 관리(Attention Management)를 활용하라고 제안합니다. 하루 종일 온 정신을 집중해서 일하는 것은 어렵기 때문에 집중력이 풀어지면서 나도 모르게 낭비하는 시간들이 생깁니다. 그렇기 때문에 의자에 앉아서 일한 시간을 따지는 것은 중요하지 않습니다.

주의력 관리는 의미가 있는 일을 집중해서 제때 처리하는 기술인데요. 시간에 억지로 업무를 끼워 넣는 게 아니라 업무에 맞게 시간을 할애하는 것이 포인트입니다. 생산성을 높이면서 창의적인 일을 동시에 처리해야 할 때 적합해요.

생산성은 산만한 생각을 걸러내는 과정에서 올라가지만 창의성은 경계를 낮추고 다양한 생각을 받아들이는 과정에서 올라갑니다. 정반대의 주의력을 필요로 하는 거죠. 이 두 가지를 모두 가능케 하려면 생체리듬을 잘 활용해야 합니다. 

아침형 인간이라면 주의력이 높은 아침에 분석적인 일을 마치고 점심시간 전후로 반복적인 잡무를 처리한 뒤 오후 늦게 창의적인 업무에 들어가는 것이 좋아요.

반대로 올빼미형이라면 몽롱한 아침에 창의적인 업무를 처리하고 늦은 오후와 저녁에 맑은 정신으로 분석적인 업무를 끝내면 좋답니다. 시간을 체크하는데 집중하는 것이 아니라 주의력의 정도에 따라 업무를 배분하면 됩니다. 하루 일정을 재조정하기만 하면 되기 때문에 일하는 시간이 늘어나거나 줄어들지는 않아요.

집중되는 시간대가 매번 다르다면 일의 의미에 따라 업무를 나눠보세요. 시간 관리를 하면 언제까지 업무를 마쳐야 하는지 오로지 시간에만 집중하게 되는데요. 그렇게 되면 그 시간 내에 원하는 만큼 끝나지 않았을 때 좌절감이 커질 수밖에 없습니다. 하루 일과를 보면서 여러 가지 변수가 많이 생기기 때문에 시간을 지키지 못할 경우도 많기 때문이죠.

이럴 땐 우선 일의 우선순위를 따진 뒤 중요한 일부터 집중하는 것이 좋아요. 우선 처리해야 할 업무를 큰 카테고리로 나눠 적어보세요. 일반적으로 우선 순위는 마감, 다른 부서와의 협력 여부를 확인해야합니다. 그런 다음 중요한 순서대로 번호를 붙여주면 됩니다.

예를 들어 (1) 일회성 업무 (2) 콘텐츠 제작 (3) 회의 준비 (4) 제휴사 관리라는 카테고리를 만든 뒤 세부 업무들을 나열합니다. 그다음 세부 업무들에 대해서 중요도를 체크합니다. 내 업무 가운데 얼마나 중요한 일인지, 나를 대신해 처리할 사람이 있는지 등 중요도를 따지는 거죠.

중요한 일과 중요하지 않은 일을 구분한 뒤, 중요도가 높은 업무부터 빠르게 처리하면 마감 시간 맞추기가 수월해요. 더불어 한 주가 시작할 때 중요도에 따라 업무를 정리하면 향후 스케줄을 짤 때도 아주 편리해요. 시간 관리에 집착할 때보다 훨씬 효율적이고 빠르게 업무 처리를 할 수 있다는 장점도 있답니다.

중요도에 따라 업무를 구분했다면 과감하게 중요하지 않았던 업무는 우선순위에서 삭제하고, 스트레스 강도가 높은 일은 매일 조금씩 할 수 있도록 배치합니다. 좋아하는 일은 리프레시가 필요한 시간에 배치해보세요. 흩어졌던 집중력이 다시 되살아나는 효과가 있답니다. 

만약 지루한 일이 반드시 마쳐야 하는 일이라면 지겨운 일을 먼저 한 뒤 곧바로 하고 싶은 일을 마지막에 해보세요. 마치 보상을 받는 것처럼 전보다 즐겁게 일을 할 수 있어요.

이렇게 시간에 업무를 끼워 넣지 않고 업무에 맞게 시간을 배분하다 보면 자신의 업무 전체를 파악하기가 쉽고, 굳이 필요하지 않은 업무에 많은 시간을 허비하지 않아도 됩니다. 더불어 업무에 대한 집중도가 높아지고 업무 스트레스가 줄어들죠.

하루를 시작하면서 업무 계획들을 세울 때만 하더라도 오늘 해야 하는 업무가 명확하지만 항상 변수가 등장하죠. 갑작스러운 회의나 추가적인 자료조사, 메일 작성 건 등 추가 업무들이 발생합니다. 

그래서 동시다발적으로 여러 건을 처리해야 할 때가 있습니다. 이럴 때 업무들의 진행 상황을 제대로 파악하고 있지 않으면, 결국 모든 일을 제대로 마무리하지 못해 마감 시간을 놓치는 상황이 생깁니다.

이럴 땐 할 일들을 To Do List처럼 나열해놓고 체크하는 방식보다는 업무 진행 상황을 파악하는 방법이 효율적입니다. To Do List를 넘어 Flow List 형식으로 현재 하고 있는 업무의 진행 상황을 체크해가면서 다음 스텝을 정하는 것이 좋아요. 간혹 급하지 않았던 업무를 빠르게 처리하는 경우도 생기기 때문에 진행 상황을 파악해두면 지체 없이 처리할 수 있답니다.

한 마디로 각각의 업무 진행 상황을 체크하면 시간을 더 효율적으로 활용할 수 있어요. 업무 흐름이 파악되면 저절로 업무별 중요도도 파악할 수 있고 정해진 마감시간보다 여유롭게 마무리할 수 있죠.

하루 종일 쉴 틈 없이 바쁘게 일했다고 생각하지만 막상 되돌아보면 쓸데없이 흘려보낸 시간들이 많습니다. 문서를 뒤지느라, 보고서 컨펌을 기다리느라, 자료조사를 하다가 딴 길로 새거나 하면서 놓친 시간들 말이죠. 이런 자투리 시간을 잘 활용하면 업무에 드는 시간을 단축할 수 있는데요.

정규 업무 시간을 제대로 관리하지 못하면 자연스럽게 야근으로 이어지고 결국은 개인의 시간과 체력까지 모두 낭비하게 됩니다. 버려지는 시간을 찾아내 줄이면 오히려 집중할 수 있는 시간을 확보하는 효과가 있어요. 결국 시간 관리는 성과와 연결되고 그 결과는 자신의 역량에 대한 확신과 연결되기 때문에 매우 중요합니다. 

시간을 무조건 아끼거나 무조건 밤늦게까지 일하는 것은 현명한 업무 방법이 아닙니다. 시간에 끌려다니면서 일을 하게 되면 업무에 대한 흥미를 잃고 쉽게 지치고 말죠. 메인은 업무가 되어야 합니다. 시간은 그 업무의 중요도에 따라서 세팅될 뿐이죠.  

평소 업무시간을 많이 쏟는데도 왜 이리 업무 생산성이 오르지 않는지 고민이라면 지금 바로 업무 방법을 다시 점검해보세요. 일이 모두 흥미로울 순 없지만 어제보다 조금 더 즐겁게 일할 수 있는 방법을 찾을 수 있을 거예요.