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"나만 지금 퇴근 못한 거야?" 맨날 늦게 가는 직장인들의 공통점

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정리, 어떤 것부터 시작해야 하죠?

집에서 보내는 시간이 많아진 요즘 불필요한 것은 없애고 필요한 것만 남기는 '미니멀라이프'가 다시 주목받고 있습니다. 매일 누구나 정리를 하지만 막상 제대로 정리한다는 것이 쉽지 않을 때가 많아요. 버릴 것과 남겨야 할 것에 대한 기준을 정하는 것이 어려워 망설일 때도 많죠.

미니멀라이프의 선두주자 정리 컨설턴트 곤도 마리에는 최근 넷플릭스 콘텐츠에도 등장하며 정리 열풍이 여전함을 증명했어요. 설레는 물건은 남기고 설레지 않은 물건은 버리는 정리법은 아직까지도 유명하답니다. 그만큼 사람들은 정리에 관심이 많은데요. 막상 정리를 하려고 하면 막막할 때가 많죠.  


특히 바쁜 직장인들에게 정리는 부담으로 다가올 때가 많은데요. 주말에 날 잡고 한 번에 정리를 하거나 몇 주 동안 정리할 것들을 쌓아 놓기 다반사랍니다. 그런데 집안을 정리하는 것 외에도 업무 때문에 정리가 필요한 부분도 많은데요. 직장인들을 위한 정리 꿀팁은 어떤 것들이 있을까요?


01-1. 정리 시작을 위한 점검 타임

바쁘게 업무에 치이다 보면 미처 정리하지 못한 채 쌓여가는 것들이 참 많아요. 깔끔하게 정리하지 못하고 방치하게 되면 업무 능률에도 영향을 줄 수 있는데요. 아래 체크리스트를 통해 지금 정리가 필요한 지 그렇지 않은 지 확인해보세요.

□ 컴퓨터 바탕화면에 폴더나 파일이 무분별하게 생성되어 있다.
□ 필요한 파일이 있어 찾으려고 하면 어디서 찾아야 하는지 막막하다.
□ 모니터에 붙어 있는 포스트잇에서 필요한 정보를 한 번에 찾지 못한다.
□ 모니터에 더 이상 포스트잇을 붙일 공간이 없다.
□ 서랍을 열면 기억이 잘 나지 않는 명함들이 가득하다.
□ 명함 정리를 할 때 버릴 지 말 지 고민한 명함들이 많다.
□ 이메일에서 필요한 자료를 찾느라 시간을 허비한 적이 있다.
□ 업무를 시작하고 이메일함 정리를 한 적이 없다.

3개 이상 체크되었다면 비효율적으로 업무를 하고 있을 가능성이 큽니다. 체크리스트 항목들을 통해서 정리가 어려운 부분을 확인했다면 정리를 제대로 실천하지 못하는 이유를 살펴보는 게 좋아요. 원인을 알아야 효과적인 정리가 가능하기 때문이죠.

01-2. 당신이 정리를 못하는 진짜 이유

사람들이 정리를 시작하기 전 어려움을 겪는 이유는 무엇을 버리고 무엇을 남길 것인가 하는 선택의 기로에 놓이기 때문인데요. 직장인들도 역시 언젠가 필요할지 모른다는 생각 때문에 문서 파일이든 메일이든 쉽게 정리하지 못하는 경우가 많아요. 하루 전에 삭제하고 버린 문서들에 대한 요청이 들어올 때면 식은땀이 절로 나기도 하죠.  


평소에 회의 때 적어둔 중요한 내용이나 갑작스러운 문서 요청에 허둥지둥 댄 경험이 있다면 정리 방법에 문제가 있을 수 있어요. 그러면 도대체 업무 효율성을 높이기 위해서는 어떻게 정리해야 할까요?


02-1. On- line 정리법

직장인들에게 없어서는 안 될 필수품 컴퓨터. 모든 업무를 컴퓨터로 하기 때문에 각종 자료와 문서들이 컴퓨터에 보관되어 있는데요. 규칙 없이 멋대로 저장할 경우 추후에 필요한 문서를 찾지 못하는 불상사가 생길 수 있습니다.

컴퓨터 화면에 가득한 파일들. 평소 규칙 없이 마구잡이로 파일을 정리해서 생기는 문제인데요. 바탕화면에 파일이 많아질수록 부팅 속도가 느려지고 신속한 업무를 어렵게 만듭니다. 


파일을 정리할 때는 규칙적이고 검색하기 쉬운 파일명을 사용해 주세요. 업무명과 날짜, 세부내용을 포함하는 것이 가장 좋습니다. 폴더는 진행 상황에 맞게 <진행 중> <진행 완료>라고 표시해두면 업무를 파악하기 편리해요.

회사나 업무별로 사용하는 커뮤니케이션 도구는 다르지만 가장 일반적으로 사용하는 것은 이메일입니다. 이메일로 중요한 문서들을 주고받기 때문에 그때그때 관리를 하는 것이 중요한데요. 받은 편지함이 곧 해야 할 일의 목록이라고 생각하면 정리하기가 쉽습니다.

앞으로 해야 할 일이지만 바로 처리할 수 없다면 일단 받은 편지함에 담아두세요. 그 일을 처리했거나 답장을 보낸 뒤라면 보관 처리를 하면 됩니다. 


직접 처리할 사항은 아니지만 참조가 되어 있다면 해당 내용을 모두 숙지한 후 보관 처리하면 됩니다. 스팸 메일은 보이는 즉시 삭제해서 이메일함을 깔끔하게 유지해 주는 것이 좋습니다.

02-2. Off- line 정리법

포스트잇은 특별한 준비 없이도 사용할 수 있는 업무 도구입니다. 업무 내용을 간단하게 적을 수 있고 업무 순서에 맞게 재배치하기도 쉬워요. 그런데 무분별하게 메모를 붙이게 되면 업무 공간이 온통 포스트잇으로 도배되기도 하죠. 

보통 파티션이나 모니터를 기준으로 위치를 나눠서 포스트잇을 활용하면 좋은데요. 예를 들어 오른쪽에는 앞으로 해야 할 업무와 관련된 메모를 붙이고, 왼쪽에는 이미 완료된 업무와 관련된 메모를 붙여주세요. 


이때 주의할 점은 너무 많은 포스트잇을 붙이면 오히려 지저분해 보일 수 있으니 중요한 내용이나 일정은 캘린더를 활용하는 것이 좋습니다.

직장인들 가운데 협업하는 파트너사가 많을수록 명함을 주고받는 일이 빈번합니다. 그런데 시간이 좀만 지나면 어느새 명함이 쌓여서 처리 곤란한 지경에 이르는데요. 


명함을 스마트하게 정리하기 위해선 우선 가나다순으로 정리하거나 거래처별로 정리하는 것이 편리합니다. 나중에 명함을 준 사람을 쉽게 떠올리기 위해서 명함 뒤편에 특징을 간략하게 기입하는 것도 좋아요.

그래도 명함을 보관하는 게 어렵다면 어플을 활용하는 방법도 있습니다. 받은 명함을 바로 스마트폰으로 촬영한 후 명함 정보를 입력하기만 하면 되는데요. 이후 필요할 때 검색만 하면 연락처와 이메일 주소가 바로 나와 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 전화가 올 때 저장한 명함 정보가 떠서 아주 유용해요.


"할 일은 많은데 시간이 부족해 늘 쫓기는 기분이에요." 분명히 일은 하고 있는데 뭐 하다가 하루가 가고 야근을 하고 있는지 당황스러울 때 직장인들이 많이 하는 말이죠. 


요즘은 한꺼번에 멀티태스킹을 할 때가 많기 때문에 여러 가지 일을 한 번에 하다 보면 놓치는 것들도 많은데요. 이럴 때 필요한 것이 바로 정리입니다.

여기서 정리란 단순히 물건을 치우는 것이 아니라 최고의 성과를 낼 수 있는 가장 효율적인 일처리 방식을 의미해요. 깔끔하게 정돈된 환경보다는 다소 어수선한 분위기에서 영감이 떠오를 거라고 생각하는 사람들이 많아요. 하지만 지저분한 업무 공간은 우리 생각보다 훨씬 더 집중력을 떨어트리고 효율성을 떨어트리죠.  


업무를 위해 정리를 시작하면 가장 좋은 점은 일에 대한 마음의 부담이 자연스럽게 줄어든다는 점입니다. 나만의 방식으로 정리하게 되면 언제나 같은 방식으로 처리할 수 있기 때문에 일 자체에 대한 심리적 부담이 감소하죠. 게다가 정리가 습관이 될수록 정보를 기억하기도 쉬워지기 때문에 업무 파악이 훨씬 빨라지게 됩니다.


정리를 통해 필요한 것과 그렇지 않은 것을 구분하게 되면 일을 하면서 좀 더 생산적인 부분에 시간을 할애할 수 있게 됩니다. 쏟아지는 업무들 사이에서 계획을 잘 세우고 신속하게 일을 처리하고 싶다면 나만의 정리 방법을 찾아보세요.

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