오피스라이프

X톡, X톡! 시도 때도 없이 메신저 알림이 울립니다. 여기서 '김사원~', 저기서 '김사원~' 아주 이름이 닳도록 부름을 받고 있죠. 거기에 사적인 메시지까지 더해져 아주 정신이 없는데요. '학창 시절 출마했던 반장 선거때 이만큼 이름이 불렸으면 무조건 붙었을 텐데'하는 허튼 생각을 하며 답장을 보냅니다. 그런데, 오마이 갓.

이게 왜 부장님께 전송된 거냐며 머리를 쥐어뜯어보지만, 이미 엎질러진 물. 메시지 옆에 1이라도 남아있다면 얼른 삭제했을 텐데. 부장님은 읽고 나서도 아무런 반응이 없습니다. 한순간에 나락으로 빠져버린 김사원은 애꿎은 메신저만 탓하는데요. 

직장인이라면 한 번쯤 이런 실수를 저질렀거나, 저지를뻔한 경험이 있을 거예요. 이와 같은 아찔한 실수를 막고 업무의 효율을 더욱 높이기 위해 다양한 업무용 툴이 만들어지고 있답니다. 같이 알아볼까요?

여러분은 효율적이고 쾌적하며, 오로지 일에 집중할 수 있는 환경에서 업무를 수행하고 있나요? 잘 모르겠다면 아래의 질문들을 보고 자신의 회사가 해당된다면 체크해보시기 바랍니다.

□ 출근 후 메일함을 열어보는 것이 두렵다. 

□ 잦은 회의로 실질적인 업무 시간은 적다.

□ 분명 같은 프로젝트를 진행하는데 모두 따로 국밥이다.

□ 비효율적인 업무로 야근은 필수다.

□ 주고받은 문서 파일을 관리하기 힘들다.

□ 하나의 채팅방에서 여러 가지 일 얘기를 나눠 의사소통이 비효율적이다.

□ 업무의 우선순위를 알 수 없다.

하나라도 체크가 되었다면 업무 환경이 효율적이라고 보기 어렵습니다. 위에 적힌 체크 리스트들은 지금부터 알아볼 업무툴들이 나오게 된 배경이기 때문인데요. 밀레니얼 세대들이 사회의 중심세력이 되어가며, 업무를 보다 똑똑하고 효율적으로 하고자 협업을 위한 업무툴을 출현시켰습니다.

즉각적인 답변이 어려워 업무 진행이 느린 이메일, 사적으로 사용하는 메신저가 공적으로 사용되며 겪는 실수를 해결할 묘책이 나온 것이죠. 

업무툴이 자리를 잡은 데는 코로나 사태 영향도 있습니다. 코로나가 길어짐에 따라 개인의 생활 패턴과 기업의 업무 방식도 급변했는데요. 출퇴근이 사라지면서 '근태'보다 '성과'가 중요해지며, 재택근무와 유연 근무, 스마트워크 등 일의 새로운 패러다임이 열렸습니다. 업무 방식과 업무툴에 변화가 시작된 것이죠.  

일부 언론에서는 코로나가 장기화 됨에 따라 '코로나 시대'라는 표현을 사용했어요. 그리고 이 시대 기업들에게는 협업 방식이 주요 화두가 되었는데요. 초기에 회의와 보고를 비대면으로 변경하는 것을 우려했던 것과 달리, 적절한 업무툴을 도입하면서 업무시간 대비 생산성이 높아졌습니다. 

LG화학, SK와 같은 대기업에서도 이번 사태가 '업무 방식 혁신의 계기가 될 것 같다'라며 긍정적인 입장을 밝혔습니다.

단순하게 '비대면'이 효율적인 것이 아니에요. 회사에서 회의나 미팅을 할 때 갖춰야 했던 모든 형식과 격식을 떼어낸 채, 온전히 아젠다에 집중할 수 있었기 때문이죠. 

또한 협업 툴의 장점인 문서 공유 기능이 더해져 인쇄물 준비와 같은 과정이 사라지고, 의사 전달과 결정 속도가 빠르게 진행될 수 있었던 거예요.

애플과 구글 등 세계적인 기업이 모여있는 실리콘밸리. 배경과 출신, 인종, 성별을 뛰어넘는 인재들로 구성된 이곳에는 특별한 위계도 규제도 없습니다. 유연하게 근무하고 결과만 확실하게 내면 되는 구조죠. 

다양한 아이디어를 빠르게 현실화 시키기 위해, 이들은 가장 효율적인 업무 툴을 찾는데 노력을 아끼지 않습니다.

지금의 협업툴로 넘어오기 전, 이들에게도 '커뮤니케이션 툴(업무용 메신저) 최고!'를 외쳤던 과도기가 있었는데요. 어느 날, 이 툴이 먹통이 된 사건이 발생했습니다. 이 결과는 아이러니하게도 업무에 지장이 있을 거라는 예상과 달리 생산성이 올라간 것이죠. 

이에 미시간 대학교의 데이비드 마이어 박사는 "아주 잠시 동안 멀티캐스팅을 통해 발생한 정신 요소(mental block)라도 많게는 생산적인 시간의 40%를 낭비시킬 수 있다"라고 말했습니다. 즉, 업무 중 받은 메시지가 일의 집중을 깨버린다는 거죠.

▶미국의 직장인들은 일주일에 평균 200개의 메시지를 받습니다. 메시지 알림으로 한 번 깨진 집중력을 회복하는데 평균 25분이 소요됩니다. 메시지를 받고 반응하다 보면 집중해서 일할 시간이 그만큼 줄어들 수밖에 없는 거죠.

이 사건을 계기로 실리콘밸리의 기업들은 커뮤니케이션 툴에서 한 발 더 나아가기 시작했습니다. 소통과 협업, 생산성을 모두 향상할 수 있는 '원페이지 협업 툴'을 선택한 거죠. 

원페이지 협업 툴의 장점은 문서 내에서 동료를 태그하고 댓글로 의견을 주고받거나 일정 공유가 가능하다는 겁니다. 현재 실리콘 밸리가 사용 중인 원페이지 협업 툴로는 노션, 슬라이트, 큅, 코다 등이 있습니다. 그럼, 각각의 특장점에 대해 짚어보죠.

노션(NOTION)은 사용자 또는 특정한 공동체 내부의 지식을 정리하고 공유할 수 있는 플랫폼입니다. PDF, 엑셀, 이미지, 영상, 개발코드 등 복잡한 문서도 모두 노션에서 처리할 수 있는데요. 

웹 앱 베이스라 각종 링크와 퍼블리싱 툴 등도 쉽게 임베딩 할 수 있죠. 코딩을 모르는 비개발 직군도 마우스만으로 쉽게 조작할 수 있습니다.

슬라이트(Slite)는 협업에 필수적인 기능을 집중적으로 넣어둔 툴입니다. 노션보다 가볍고 직관적이라 손쉽게 사용할 수 있는데요. IT 숙련도가 낮아 툴 사용에 어려움이 있는 업종과 직군을 위해 맞춤 템플릿도 제공합니다. 

원격 근무와 스타트업에 최적화된 템플릿까지 제공하여, 워크플로우 체계가 잡히지 않았다면 Slite를 통해 업무 체계 확립에도 도움을 얻을 수 있습니다. 업종에 구속받지 않고 모든 워크플로우를 아우르고 있어 AirBnB, TNW, Meero에서 주로 사용됩니다. 

큅(Quip)은 협업과 메시지 기능, 직관적인 인터페이스가 결합된 툴입니다. 문서 작성이 쉽고, 실시간으로 팀 내에 공유하여 편집이 손쉽습니다. 데스크탑뿐만 아니라 모바일 환경에서도 편리한데요. 실시간 푸시를 통해 문서 작업 상황을 빠르게 공유 받을 수 있죠. 

'@'만 입력하면 동료를 멘션 할 수 있어 업무를 놓치는 일 없이 효과적인 협업이 가능합니다.

코다(Coda)는 외부 서비스의 데이터를 연동할 수 있어 Doc, ppt, Gmail 등을 코다 문서 내에서 쉽게 사용할 수 있습니다. 하나의 문서에서 다양한 페이지를 생성할 수 있고, 페이지 안에 서브 페이지를 만드는 등 틀을 무제한으로 확장시킬 수 있죠. 

그렇기 때문에 한 프로젝트를 위해 복잡하게 여러 문서를 만들 필요가 없습니다. 페이지와 문서 간 연동도 편리하여 업무에 집중할 수 있는 환경을 조성합니다. 

지금으로부터 약 30년 전 등장한 그룹웨어. 수직적인 조직문화를 그대로 담고 있는 업무 툴로 아직까지 많은 기업에서 사용 중입니다. 종이 없는 사무 환경을 위해 업무를 요청하고 승인하는 과정을 전자 결재로 시스템화한 건데요. 

이후 메일로 서비스가 확대되고 인트라넷이라 불리는 기업 내 사무 전산 시스템 역할을 맡게 됩니다. 그룹웨어는 '보고-승인-결재-진행'이라는 수직적인 시스템을 그대로 담고 있습니다. 

하지만 비대면 업무가 진행되며 폐쇄적인 그룹웨어의 불편함을 느낀 대기업 직장인들은 업무 효율을 위해 자체적으로 소규모 팀 단위에서 협업 툴을 사용하기 시작했습니다. 더 이상 그룹웨어를 사용하기에 무리가 있다고 판단한 것이죠.

과거 노멀(Normal)로 통했던 수직적인 조직문화가 '구시대'로 몰려나고, 수평적인 조직문화가 '노멀'인 시대에 살고 있습니다. 비대면 업무가 장기화 되면서 그룹웨어를 고집했던 대기업들의 업무방식도 조금씩 변화되고 있습니다.

잔디(JANDI)는 아워홈과 넥센타이어, 게임빌 컴투스에서는 협업 툴로 전면 도입했고 LG CNS, CJ는 부서 및 팀 단위로 도입 후 매년 적용 범위를 확장하고 있습니다. 잔디는 업무용 메신저, 자료 통합 관리, 화상 회의 등을 한곳에서 제공하는 협업 툴인데요. 최근 사용자가 200만 명을 넘어 화제가 됐습니다. 

해외 협업툴과 달리 국내에서 제작해 영어가 익숙하지 않아도 문제없이 사용할 수 있었던 것이죠. 특히 메시지 기능에 채팅방 형태의 챗뷰와 게시판 형태의 보드뷰를 제공해 부서 간 메시지와 공지사항을 효율적으로 파악할 수 있습니다.

플로우(flow)는 중앙미디어 그룹과 메가박스, 하나투어, 야놀자, 한화 손해보험에서 사용 중이라고 밝혔습니다. 플로우 또한 국산 협업툴이라 젊은 신입사원부터 임원급까지 전 연령대 직원이 손쉽게 사용할 수 있습니다. 

또한 초대장을 통해 협력사를 초대할 수 있어서 외부 협업에도 용이하죠. 여러 프로젝트나 업무 히스토리를 모아 볼 수 있어서, 업무 파악 시간이 단축되는 장점도 있습니다. 

라인윅스(LINE WORKS) 대웅 제약과 웅진에서 사용 중이라고 밝혔습니다. 라인웍스는 네이버에서 제작한 메신저 '라인'을 기반으로 네이버 이메일과 클라우드, 오피스 서비스를 통합해 제공하는데요. '외부 메시지 연동 기능'이 있어 라인 메신저를 이용하는 사람이라면 누구든 문서 공유가 가능하고 공유 내용을 회사 서버에 기록할 수도 있습니다. 

최근에는 화상회의와 pc화면을 공유하는 기능을 제공해 사용하는 기업의 수가 작년 3월에 비해 10배 이상 증가했습니다. 업무혁신의 바람은 계속해서 불어왔지만 코로나19사태로 더욱 거세어지면서 협업툴을 사용하는 기업은 계속해서 늘어날 예정이라고 합니다.

그룹웨어가 처음 등장하고 흐른 30년의 세월. 스마트워크가 화두로 떠올랐고, 코로나19가 여세를 몰아 언제 어디서든 일할 수 있는 다양한 협업툴들이 주목받고 있습니다. 수직적 조직 문화가 뿌리 깊게 자리 잡은 국내 기업 또한, 전 세계 무대에서 경쟁력을 유지하기 위해 효율적 협업 방식이 중요하다는 것을 인지하였죠. 

협업툴을 통해 기업 내 소통 문화를 바꾸고, 업무 능률을 상승시킬 수 있다면 적극적으로 활용해보는 건 어떨까요?